こんなタスク管理システムがあったらなぁ(その1)

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「ああ…、いっぱいやんなきゃいけない事があってめんどくさい」

このイヤな感じを無くしてスッキリするためには「タスク管理をやりましょう!」というのが世間一般の王道で、僕もまったくもって同意です。ここでは、自分なりのタスク管理のやり方を通じて、どんなツールが求められるかについて書きたいと思います。

まず最初に、タスク管理のやり方から振り返ってみることにします。

「いったい、何しなきゃいけないんだっけ?」- リストの作成

まずは、スッキリ第一弾としてやらなければいけないタスクのリストアップから。

GTDでは「頭の中のモヤモヤ」を出しきる作業と言われていますが、会社では頭の中に入る前から、口頭やメールでドンドン投げ込まれるタスクが多いと思います。それらのタスクもある意味、頭の中をスルーさせてリストにどんどん追加していきたい。

「どれぐらいかかる?」- 処理時間を見積もる

一日にどれぐらいのタスクをこなすかを決める為には、ひとつひとつのタスクの所要時間を見積もる必要があります。これはハッキリ言って「エイヤ!」でしかない。

でも不思議なもので、続けていると何となくできるようになるもんです。

メールなんて、個々のメールは内容も長さもまちまちなのに、例えば、100通のメールを処理する時間は大体同じだったりします。そしたら、受信箱に溜まっている未読のメールの数が分かれば大体の所要時間が分かるようになります。

「どういう順番でする?」- スケジューリング

それぞれのタスクの所要時間がわかったら、今日一日、何をするかを当てはめていきます。どのタスクをいつやるかの選び方は人それぞれでしょう。

一日のスケジェールが立ったら、さあスタートです。

「ところが」- 割り込み

最初に立てたスケジュール通りに事が進む事はまあ、ありません。奇跡です(→ちょっと大袈裟)。

一番大きな要因は「割り込み」です。

「××さん、チョッと話できる?」「できません!」とはなかなか言えないし。

電話がかかってきたり、メールで急な仕事を依頼されることも。(余談ですが、そう言う意味でもメールチェックは頻繁にやらない方がいいです。)

他人からの割り込みだけでなく、自分からの割り込みもあります。

あるタスクに取りかかっている時に、「そうか、これもやんなきゃ」とか「アッ!思い出した!」とか。

「えー!もうそんな時間!」- 見積りの誤差

見積りに慣れていない間は特に、見積り時間をすぎてもタスクが終わらないことが多いでしょう。

稀に予定よりも早く終ることもあります。ただこれには、やりはじめてみたものの、準備不足で結局は先に進めなかったとか、何か勘違いしていて、作業量の見積もりが根本的に間違っていたなんてことが多々あります。

「しょうがないから今日はここまで or 終わるまでやる!」- リスケジュール

結局、最初に立てたスケジュールからはどんどん逸脱し、明日以降へ先送りするか、終わるまで頑張るということになります。

みなさん、こんな感じでしょ?

実際には、最後に判断するのではなく、一日の節目でリスケジュールすることになります。

ひとによって細かな違いはあるとしても、みなさん大体こんな感じでタスク管理をしているのではないでしょうか?

わたしは会社でのタスク管理をOutlookを使っているのですが、このような管理にOutlookはしっくりはまらなくて苦労してます。

しっくりこないOutlookを使いながら、「自分が欲しいタスク管理ツールはこんな感じなんじゃないの?」というのを、次回以降書いてみようと思います。


私は「コーチング」のサービスを提供していてWith Coachingというサイトを立ち上げています。

こちらのサイトではコーチングのご紹介や、主に自己啓発系のブログも書いています。ぜひ、お立ち寄りください。

Categories: タスク管理

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